Sagsstyring med timeregistrering
Når man arbejder som håndværker, sanitør eller ja med opgaver opdelt i sager, vil der typisk være en helt masse papirarbejde som med moderne hjælpemidler kan fjernes helt.
Det ser vi lidt nærmere på her.
Sagsstyring
I mange mindre virksomheder der har opgavebaserede arbejdsopgaver, vil hver opgave blive opdelt i et sagsnummer og medarbejderne får et sagsnummer tildelt de kan tilføje timer og materialeforbrug til.
Ofte er det noget med timesedler og sagsark med flere sider, som skal tastet af en sekretær eller formand ind på den enkelte sag.
Det tager masser ag tid og der kan laves masser af fejl i processen, hvor der kan læses forker på den håndskrevne dokumenter.
Skift til skyen – digitaliser det hele og spar tid
I dag er det blevet mere og mere normalt, at man udskifter de traditionelle tunge tasteopgaver med et system, hvor det der skabes effektivitet over hele fladen.
Hver gang en medarbejder skriver noget og afleverer det til en sekretær der taster det, så skrive s det to gange.
Med en APP til medarbejderens mobiltelefon, kan medarbejderen taste det direkte ind på sagen og sekretæren kan bruge sin tid på kontrol og andre opgaver.
Helt nye mulighed er med effektiv tidsregistrering
Det giver nogle rigtigt gode værktøjer til formanden på kontoret. Der kan tjekkes timeforbrug i realtime og der kan faktureres 15 minutter efter sidste medarbejder har forladt en sag.
Det giver også en mere nøjagtig fakturering, da der ikke overses timer på en sag eller glemmes at taste en medarbejders timeforbrug ind.
Direkte fakturering i dit økonomisystem
Timeregistrering og materialeforbrug kan overføres direkte via integration til dit foretrukne økonomisystem.
Du vælger selv hvor ofte i løbet af dagen oplysningerne skal trækkes over.
I dit økonomisystem f.eks. Uniconta eller Navision kan du trække data direkte ind på en ny faktura per. sag, så du kun skal tilføje lidt priser på produkter og materialer.
Dokumenter udgifter til kørsel m.m.
I de fleste timeregistrerings APPs på markedet i øjeblikket, er der allerede inkluderet GPS sporing. Det muliggør dokumentering af tilstedeværelse på kundens adresse i det tidsrum, der faktureres.
På samme tid giver det mulighed for at tjekke den enkelte medarbejderes indmøde og transport i firmaets bil.
Mht. ekstra funktioner er det lidt forskelligt alt efter hvilken APP du vælger. En del af dem har inkluderet et projektstyrings værktøj andre har skemaer og nogen har fotodokumentation, som en særskilt funktion.
Masseudsendelse af SMS`er
En hel del APPS har funktionen indbygget, hvor d kan udsende masse SMSèr på en gang. Det er en super smart funktion, hvis du har en hasteopgave hvor du har behov for ekstra timer og du ikke vil ringe til hver medarbejder.
Her kan du nemt skrive en SMS med info og spørge alle dine medarbejdere og løsarbejdere om de kan / har lyst til overarbejde.
Hvilket timeregistreringssystem skal du vælge?
Der er en hel del at vælge imellem og det er bestemt ikke ens. Hvert system har sine fordele og ulemper, så det bedste er, at prøve dem der har en gratis testperiode.
Mange APPS tilbyder 14 – 30 dages gratis testperiode, så du kan se om de har netop de funktioner du har behov for.
Der er meget stor forskel på hvilken fokus de forskellige systemer har og hvor lette de er at tilgå.
Prøv f.eks. Mobilplan timeregistreringssystem i 14 dage her
